บทที่6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

บทที่6 

บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

            การบริหารงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั่น คือ ผู้บริหารจะต้องดำเนินตามกระบวนการอย่างมีระบบ ซึ่งในการตัดสินใจของผู้บริหาร “ข้อมูลและสารสนเทศ” นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ ในทางปฏิบัติแล้ว ผู้บริหารไม่มีเวลาเพียงพอที่จะเตรียมและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง จึงจำเป็นที่จะต้องมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดเตรียมข้อมูลจากแหล่งต่างๆให้องค์การและสิ่งแวดล้อม

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น

1) ผู้ปฏิบัติงาน
2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
3) ผู้บริหารระดับกลาง
4) ผู้บริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภท 

1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ 

3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 6 ประเภท

1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ 1) การประมวลผลแบบกลุ่ม 2) การประมวลผลแบบทันที

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS) จัดทำรายงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท คือ 1) รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด 2) รายงานสรุป 3) รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ 4) รายงานที่จัดทำตามต้องการ

3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง   

4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง

5. ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ

6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems : OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ 

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information systems (MIS))

การบริหาร (Management)Management จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ 

Planning เมื่อมีการกำ หนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน โดยการวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับงาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ 

Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน และควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ เป็นส่วนสำคัญ 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)

           Decision Support systems (DSS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจากผู้บริหารที่ทำ หน้าที่ในการตัดสินใจสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ MIS สำ หรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่ถ้าผู้บริหารต้องการวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ องค์ประกอบในการตัดสินใจจะต้องซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึงทำ ให้เกิดระบบ DSS สนับสนุนความต้องการเฉพาะเรื่องของผู้บริหาร เป็นระบบที่กำ หนดทางเลือกให้กับผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำ ดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSSเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ต้องใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ ทำ ให้สะดวกและรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนการตัดสินใจ และการทำนาย การใช้งานอาจใช้ภาษาใกล้เคียงกับมนุษย์ เพื่อให้ผู้บริหารเรียกใช้ได้ง่าย

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support Systems)

คุณสมบัติของ DSS
 -ช่วยให้ผู้บริหารในขั้นตอนการตัดสินใจ
 -การออกแบบเป็นทั้งแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง
 -สามารถสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ทุกระดับ เน้นที่ผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผน กลยุทธ์
 -การใช้งานเอนกประสงค์ มีการจำ ลองแบบ เครื่องมือวิเคราะห์ ช่วยเหลือผู้ตัดสินใจ
 -ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานง่าย
 -สามารถปรับเข้ากับสถานการณ์ในสภาพแวดล้อมต่างๆได้
 -มีกลไกที่ทำ ให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว
 -สามารถติดต่อฐานข้อมูลสำ หรับองค์กรได้
 -มีความยืดหยุ่นรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่างๆได้

Group Decision Support systems และ Executive Information systems
           เป็นระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงในการวางแผนด้านกลยุทธ์ อุปกรณ์ที่สนับสนุนการทำ งานคือ CBIS เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นได้ สำ หรับวิเคราะห์และช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ ในงานต่างๆ มีดังนี้
Input and Output : Inputs ประกอบด้วยรายงานสรุปของทรานเซคชั่น หรือข้อมูลภายใน สารสนเทศของระบบนี้รวมถึงข้อมูลภายในและภายนอกที่มีผลต่อองค์การ เช่นการวิจัยตลาด หรือผลกระทบจากการออกกฏระเบียบของทางราชการ ส่วน Outputs เป็นรายงานที่ยืดหยุ่น รายงานตามความต้องการ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารทำ การตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง

Produces analytic models : คุณสมบัติของ DSS ที่ใช้เป็นลักษณะโมเดล Model คือ การประยุกต์ใช้คณิตศาสตร์มาจัดการระบบจริง ) โมเดลในระบบฐานข้อมูลDSS ใช้ข้อมูล TPS MIS และข้อมูลภายนอกตัวอย่าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้า ในระบบสินค้าคงคลังซึ่งมีปัจจัยของสภาวะแวดล้อม เช่น 

แนวโน้มขึ้นลงของราคาสินค้าหรือวัตถุดิบ
ค่าใช้จ่ายในการรักษาสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
ปริมาณความต้องการสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
ระยะเวลาในการสั่งซื้อสินค้าและวัตถุดิบ
ปริมาณสินค้า/วัตถุดิบ ที่มีอยู่ในคลังสินค้า

ข้อแตกต่างระหว่าง MIS กับ DSS

MIS                                                               DSS
- รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น                     - จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ
- การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ              - ทำงานแบบโต้ตอบ
- ผลิตรายงานประจำ                                      - การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง
- ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง                      - ใช้การจำ ลองแบบและโมเดลวิเคราะห์

ระบบสารสนเทศผู้บริหาร (Executive Information Systems)

EIS คือ ระบบ DSS ที่ออกแบบให้ใช้เฉพาะกับผู้บริหารระดับสูง และสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ หรือบางครั้งระบบนี้เรียกว่า ESS (Executive Support Systems )เป็นระบบที่เข้ามาช่วยให้ข้อมูลข่าวสาร ที่มีประโยชน์ต่อการดำ เนินงานขององค์การ โดยผู้บริหารจะเป็นผู้ใช้ข่าวสารเหล่านี้ การนำ เสนอข่าวสารจะเน้นการ Interface ระหว่างผู้บริหารกับระบบ ให้ใช้งานได้สะดวก มีรูปแบบต่างๆให้เลือกตามเหมาะสมกับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น

ข้อดี
การใช้งานง่ายไม่จำ เป็นต้องรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
สรุปรายงานของสารสนเทศตามเวลาต้องการ
มีการกรองข้อมูลทำ ให้ประหยัดเวลา
การตรวจสอบสารสนเทศทำ ได้ดี
ข้อด้อย
มีข้อจำ กัดในการใช้งาน
ไม่สามารถคำ นวณซับซ้อนได้
ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System)

      หมายถึง ระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคอมพิวเตอร์ เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์สาเหตุและผลของผู้เชี่ยวชาญ เช่นระบบวินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์ โดยมีการแทนข้อมูลในรูปของตรรกศาสตร์ ฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เราเรียกว่า ( Knowledge Base )

คุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญ

• ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญด้านใดด้านหนึ่งไว้ 
• ช่วยขยายขีดความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ 
• บุคคลใดบุคคลหนึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจ 
• ช่วยในการตัดสินใจแต่ละครั้งใกล้เคียงกันไม่ขัดแย้งกัน 
• ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

แหล่งที่มา 

https://sites.google.com/a/thoengwit.ac.th/master_site/prapheth-khxng-rabb-sarsnthes